E-Rechnung
Was du als digitaler Globetrotter wissen musst
Ob du als Freelancer, Remotearbeiter oder Solopreneur von Lissabon aus arbeitest oder am Strand von Bali deine Calls machst – spätestens seit Anfang 2025 wirst du ein Wort nicht mehr ignorieren können: E-Rechnung. Auch wenn Buchhaltung, Steuer, etc. nicht in deinen Kompetenzbereich fallen, musst du dich mit dem Thema anfreunden. Denn die E-Rechnung kommt – und sie bleibt.
Die E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein maschinenlesbares Format, das deine Rechnungsdaten strukturiert überträgt. Warum? Damit Behörden und Unternehmen sie automatisch einlesen und verarbeiten können. In Deutschland ist das für den B2B-Bereich seit 1. Januar 2025 Pflicht.
Betrifft dich das überhaupt?
Ja, wenn du deutschen Unternehmen Rechnungen stellst. Ganz egal, ob du in Deutschland wohnst oder als digitaler Nomade unterwegs bist – die Pflicht hängt am Kunden, nicht an deinem Standort.
Stellst du Rechnungen ins EU-Ausland oder darüber hinaus, gelten dort die jeweiligen lokalen Regeln. Viele Länder ziehen mit ähnlichen E-Rechnungspflichten nach – also lieber einmal schlau machen, bevor es knirscht. Wo? 🔗 https://ec.europa.eu (Stichwort: „ViDA EU VAT e-invoicing“ suchen).
Ab wann wird die E-Rechnung Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen. Bist du selbstständig und stellst Rechnungen an deutsche Firmen, musst du E-Rechnungen ausstellen.
Die Umstellung passiert in Stufen. Bereite dich am besten jetzt schon vor, um stressfrei reinzugleiten.
1. Januar 2025
START DER E-RECHNUNGS-PFLICHT
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
31. Dezember 2026
ÜBERGANGS–
FRIST
Bei Zustimmung des Empfängers ist die Ausstellung anderer Rechnungen erlaubt.
31. Dezember 2027
LÄNGERE FRIST KLEINE UNTERNEHMEN
Bis 800.000 EUR Jahresumsatz und Zustimmung des Empfängers
1. Januar 2028
VERBINDLICHER ÜBERGANG
Die E-Rechnung gilt verbindlich. Fast alle müssen sie ausstellen
Wichtig!
Das ist eine Übergangsregel – keine Dauerlösung! Die E-Rechnung wird ab 2028 für (fast) alle Pflicht. Deshalb nutze die Übergangszeit zur Vorbereitung und Umstellung. Teste rechtzeitig Tools, die dich bei der Erstellung unterstützen und sprich mit deinen Kund*innen, ob sie schon E-Rechnungen empfangen können (viele große Firmen verlangen sie schon jetzt).
Und wenn dein Kunde im Ausland sitzt?
Dann kommt’s drauf an, in welchem Land. Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft nur Rechnungen innerhalb Deutschlands zwischen Unternehmen. Für Kunden in anderen Ländern gelten deren nationale Regeln. Aber auch dort tut sich gerade einiges:
- Italien, Polen, Frankreich, Spanien & Co. führen ebenfalls E-Rechnungspflichten ein oder haben sie schon.
- Für Rechnungen ins EU-Ausland kann z. B. ZUGFeRD sinnvoll sein, da es EU-weit anerkannt wird.
- Für Rechnungen außerhalb der EU (z. B. in die USA oder Australien) reicht meist ein PDF (noch).
Informier dich vorab, wenn du regelmäßig mit Kunden in bestimmten Ländern arbeitest. Wo?
Die EU arbeitet an der Vereinheitlichung der E-Rechnungsregeln durch das Projekt ViDA (VAT in the Digital Age). Auf der Website findest du die geplanten E-Rechnungspflichten in der EU, Länderübersichten und technische Vorgaben.
🔗 https://ec.europa.eu (Stichwort: „ViDA EU VAT e-invoicing“ suchen)
Jedes Land regelt die E-Rechnung individuell. Am besten suchst du direkt auf den offiziellen Websites der Steuerbehörden nach “E-Rechnung” oder “e-invoicing.
Die EU betreibt das European eInvoicing Portal mit Informationen über technische Standards (z. B. PEPPOL), nationale Umsetzungspläne und Anbieter, die länderspezifisch zertifiziert sind.
Viele Tools wie Lexoffice, sevDesk, FastBill, Billomat, Zervant, Xero etc. halten ihre Nutzer mit Infos zu lokalen Regelungen auf dem Laufenden. Auch Steuerberater mit internationalem Fokus oder auf Remote-Arbeit spezialisierte Kanzleien (z. B. Kontist, Sorted) bieten oft Übersichten oder persönliche Beratung.
Unser Tipp:
Wenn du regelmäßig international arbeitest, erstelle dir eine eigene kleine Länderübersicht:
- Welche Kunden brauchen E-Rechnung?
- In welchem Format?
- Ab wann?
- Muss mein Tool zertifiziert sein?
Was du jetzt tun solltest:
- Hol dir ein Rechnungs-Tool, das echte E-Rechnungen (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD) erstellen kann.
- Vergiss PDFs allein, das reicht bald nicht mehr für deutsche Geschäftskunden.
- Bleib informiert, gerade wenn du international arbeitest. Andere Länder, andere Vorschriften.
- Mach’s dir leicht: Je früher du umstellst, desto weniger Stress hast du später.
Gibt es kostenlose E-Rechnungs-Software?
Ja, jedoch mit Einschränkungen. Wir nennen dir ein paar kostenlose Möglichkeiten, die besonders für Einzelunternehmer & Freelancer geeignet sind.
ZRE & OZG-RE (offizielle Portale vom Bund)
- Kostenlos nutzbar (Browser-basiert)
- Format: XRechnung
- Keine Integration in deine Buchhaltung, alles manuell
Für gelegentliche Rechnungen okay, aber nicht für Vielschreiber. Weitere Infos dazu findest du hier: 🔗 https://www.ozg-re.de
Freemium-Tools mit E-Rechnung-Funktion
Viele Buchhaltungsdienste bieten kostenlose Einsteigerpakete, in denen oft schon E-Rechnungen enthalten sind:
| Tool | E-Rechnung | Kostenlos nutzbar? | Ideal für... |
|---|---|---|---|
| Zervant | Ja | Ja (Begrenzungen) | Freelancer, Einsteiger |
| Billomat | Ja | Ja (Testphase) | Selbstständige |
| Wiso | Ja | Ja (14 Tage kostenlos testen) | Selbstständige |
| easybill | Ja | Ja (Test + Basic) | Versandhandel, kleine Firmen |
| Lexoffice | Ja | Nein (ab ca. 8 €/Monat) | Sehr beliebt in DE |
| sevDesk | Ja | Nein (ab ca. 10 €/Monat) | Gute XRechnung-Integration |
Was ist empfehlenswert?
Schreibst du regelmäßig Rechnungen, arbeitest remote oder willst professionell auftreten, lohnt sich eine bezahlte Lösung mit E-Rechnungsintegration. Für deutsche User sind besonders empfehlenswert: Lexoffice (stark verbreitet, steuerberatertauglich), sevDesk (modern, API-freundlich) sowie FastBill (besonders für digitale Services).
Wichtige Auswahlkriterien, auf die du einen Blick werfen solltest:
- Unterstützt XRechnung oder ZUGFeRD
- Ermöglicht den Versand per E-Mail oder Peppol
- Integriert mit deiner Buchhaltung oder Steuerberatung
- DSGVO-konform
- Zukunftssicher (Updates für gesetzliche Änderungen)
Auf den Punkt gebracht:
Für gelegentliche Nutzer reichen kostenlose Tools wie das ZRE-Portal. Für Profis oder Vielnutzer lohnt sich ein modernes Buchhaltungstool mit integrierter E-Rechnungsfunktion.
Werden E-Rechnungen an das Finanzamt übermittelt?
Eine Frage, die sich viele stellen. Aktuell wird die E-Rechnung in Deutschland nicht an die Steuerbehörden geschickt. Doch es gibt ein “Aber bald schon”.
- Unterstützt XRechnung oder ZUGFeRD
- Ermöglicht den Versand per E-Mail oder Peppol
- Integriert mit deiner Buchhaltung oder Steuerberatung
- DSGVO-konform
- Zukunftssicher (Updates für gesetzliche Änderungen)
Aktueller Stand (Juli 2025)
Die E-Rechnung wird aktuell nicht automatisch ans Finanzamt übermittelt. Sie ersetzt einfach das klassische PDF oder Papierdokument, bleibt aber zunächst in deiner Buchhaltung oder beim Kunden. Du musst deine Umsätze weiterhin selbst in der Umsatzsteuervoranmeldung oder Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) angeben.
Was ändert sich bald?
Die E-Rechnung ist nur der Anfang. Deutschland plant zusammen mit der EU die Einführung eines Meldesystems in Echtzeit, genannt „Echtzeit-Meldesystem“ (ViDA – VAT in the Digital Age). Ziel ist, Rechnungen automatisch an die Steuerbehörden zu übermitteln, ähnlich wie in Italien oder Spanien schon heute.
Geplant für 2028: Ab dann könnten E-Rechnungen automatisch mit der Umsatzsteuererklärung synchronisiert werden. Die deutsche E-Rechnungspflicht ist also nur ein Zwischenschritt dahin.
Und was heißt das für Freelancer & digitale Nomaden?
Du bist in Deutschland steuerpflichtig
- E-Rechnungspflicht bei Kunden in Deutschland (mit Übergangsfristen).
- Umsatzmeldung wie bisher (Elster, Steuertool, Berater).
- E-Rechnung bleibt vorerst bei dir und deinen Kunden.
Du lebst im Ausland, bist aber in D steuerpflichtig
- Gleiches Spiel:
- E-Rechnungspflicht gilt bei Kunden in Deutschland.
- Meldepflicht & Tools wie gewohnt.
- Tipp: Bei Wohnsitzwechsel prüfen, wo du steuerlich gemeldet bist. Das entscheidet, ob deutsche Regelung gilt.
Du bist im Ausland steuerpflichtig
- E-Rechnung nur dann, wenn dein Kunde in Deutschland sitzt.
- Keine automatische Meldung an deutsche Finanzbehörden, solange du dort nicht registriert bist.
Fazit: Aktuell findet keine automatische Übermittlung der E-Rechnung ans Finanzamt statt. Aber: Deutschland bereitet sich auf ein digitales Meldesystem vor. Für Solopreneure, Freelancer & Remotearbeiter*innen heißt das: Noch keine Änderungen bei der Abgabe. Aber bald könnte es automatischer werden.
„Was-wenn“-Szenario
Was passiert wann, für wen und unter welchen Bedingungen, z. B.:
| Was ist der Fall? | Was gilt bzgl. E-Rechnung und Finanzamt? |
|---|---|
| Ich bin in DE steuerlich gemeldet und arbeite remote | E-Rechnung seit 2025 für B2B-Kunden in DE nötig, aber keine automatische Meldung ans Finanzamt |
| Ich lebe im Ausland, Kunde sitzt in Deutschland | E-Rechnung trotzdem nötig (Pflicht hängt am Kundenland) |
| Ich habe nur Kunden im Ausland | Deutsche E-Rechnungspflicht greift nicht, aber lokale prüfen |
| Ich bin Kleinunternehmer | Gleiche Pflicht, aber längere Übergangsfrist |
| Meldesystem startet 2028 | Ab dann: Automatische Meldung der Rechnungsdaten an Finanzbehörden möglich |
Steuer-Checkliste für Remotearbeiter / digitale Nomaden
Steuer-Check für ortsunabhängige Arbeit:
❏ Wo bist du steuerlich gemeldet?
→ Bestimmt, welches Land deine Einkommen besteuert
→ Auch relevant für E-Rechnungsregeln
❏ Sitzen deine Kunden in Deutschland?
→ Dann gilt oft deutsches E-Rechnungsrecht, egal wo du gerade arbeitest
❏ Bist du Kleinunternehmer nach §19 UStG?
→ E-Rechnungspflicht gilt trotzdem (mit Übergangsfrist bis 2027)
❏ Machst du deine Buchhaltung selbst?
→ Tools mit E-Rechnung & Umsatzsteuervoranmeldung wählen (z. B. sevDesk, Lexoffice)
❏ Hast du auch Kunden in Ländern mit E-Rechnungs-Meldepflicht?
→ Tools mit E-Rechnung & Umsatzsteuervoranmeldung wählen (z. B. sevDesk, Lexoffice)
❏ Planst du langfristig im Ausland zu leben?
→ Dann könnte ein steuerlicher Wegzug (Exit) oder Wohnsitzwechsel relevant werden, mit eigenen Regeln!
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung schicke?
Einfach ignorieren ist keine gute Idee. Deutsche Firmen dürfen deine Rechnung eventuell nicht mehr annehmen oder buchen. Was heißt, keine Zahlung, Stress, Verzögerung. Also, lieber vorbereitet sein, als sich hinterher ärgern.
Fazit: Digital arbeiten heißt auch digital abrechnen
Die E-Rechnung ist kein Bürokratie-Monster, eher ein Upgrade. Sie spart deinen Kund*innen Zeit, macht dich professioneller und ist bald einfach Standard. Also: Nicht als nervige Pflicht sehen, sondern als Teil deines modernen Work-Lifestyles. Mit dem richtigen Tool läuft das fast von selbst. Dann kannst du dich wieder um wichtigere Dinge kümmern. Zum Beispiel: WLAN, Flip-Flops oder dein nächstes Remote-Projekt.